電子メールでの大会申し込みはもうダメなのか？

こんばんわ！maijunです！

某市町村のバド協会に役員としてお手伝いさせてもらっていますが、最近つくづく感じること・・

「メールはもうオワコンなのか？」

メールでの各種受付ってダメなんですかね？
以下考えてみました。

ITの利用による効率化

少し前まで各種市民スポーツ大会は窓口に訪問して申込用紙を提出。もしくはFAXで送信という手続きをよく見かけました。しかしIT技術の発達により必要情報をメールなどに記載し、送信すれば受付処理をしてくれるという各団体が増え始めました。それが2010年頃のお話です。

申請する方はわざわざ窓口まで訪問しなくて済むので効率化が図れる。受付側も窓口準備しなくて済むので人件費の削減に繋がるという、双方メリットがある仕組みだと思います＞ITを活用した電子的な受付。

しかし最近ではその「メール」での受付も限界に来ているのかな？と思う場面が何度も経験している次第です。

やっぱりツールとして電子メールの利用者が減っているんじゃないか？というのが率直な意見。

返信が無い？

au、docomo、softbankと携帯３大キャリアの恩恵により各個人がメールアドレスを持ち、コミュニケーションを簡単に取れる世の中になった訳ですが、その一方で変な使い方をする人も爆発的に出ました。

写メール時代の時には変な画像が送られまくって迷惑被った世代なんですが、それを防止するメールフィルタが大活躍しました。しかし一方で違う問題も生まれました。それが・・

迷惑メール対策として携帯キャリアがメールブロックする機能なんですが、それが各種申込みなどでも大活躍してしまい市民スポーツ大会の申し込み手続きでも支障が出ている次第です。

申込者：1/14に申込メールを送ったのですが・・・
受付者：1/14に受付完了メールを送ったのですが、エラーで帰ってきてました。再送致します。
Mailerdaemon:（メールエラー）
申込者：まだメールが来ないのですが・・
受付者：またエラーで戻ってきました。受付設定お願い致します。改めて再送致します。
Mailerdaemon:（メールエラー）
受付者：（電話した方が早い）

返信が無いと思っている人に限ってメールフィルタが解除されてなく、何度もやり取りが発生するという無駄な労力がつらたん。メールフィルタ解除しているつもりがされないというエンドレスなやり取り。。これ双方の時間がもったいないですよね。

クラスもねぇ、連絡先もねぇ、マナーもそれほど伴ってねぇ

吉幾三の「テレビもねぇ ラジオもねぇ 車もそれほど走ってねぇ」では無いですが、最近のメールでよくあるお話。

大会エントリーする際に、名前だけ記載されるケースがあります。例えば以下のような感じです。

(件名なし)
金城○○○・大城○○○
iPhoneから送信

「iPhone私持ってますよ〜」というアピールなのかは不明ですが、正直名前だけ書かれても困るという。大会に出場するなら大会要項を確認し所定の項目を明記する必要があると思うんですよ。

特に上記のような簡易的な書き込みをするのは10代〜20代が多く感じます。
逆に30代以上になると丁寧な手紙のような感じでのやり取りもあり好印象。

(件名：○月○日△△大会の申込について)
○○運営ご担当者さま

いつも大会運営ありがとうございます。□□サークルの○○と申します。
恐れ入りますが以下○月○日大会の申込み手続きのほどよろしくお願いします。

サークル名：□□サークル
代表者名：○○
連絡先：090-0000-0000
参加クラス

男子Aクラス①
○○○＆△△△

男子Aクラス②
□□□＆☆☆☆

以上よろしくお願いします。

同じ申込内容だとしても上記のような必要情報がちゃんと揃っていれば時間短縮にも繋がりますし、双方の信頼感醸成になると思うんですよね。
あなたが大会運営役員ならどちらのメールで受け取りたいですか？

悪気は無い、判らないだけ

さて上記の内容だけ書くと単に不満を書き連ねているだけになりますが、原因や対策などを考えてみました。

単純にいうと原因は「判らない」だけじゃないかと。。
小中高とIT教育が普及しリテラシーの向上が昔と比べて格段に上がっているとは思いますが、その利用としてメールではなく各種SNSにシフトしているんじゃないかと思うのです。

例えば総務省調査資料を確認してみると・＿・

10代の一日平均利用時間としてメールの利用者が・・
平成24年：47.9%
平成25年：23.8%
平成26年：14.3%

確実に減少傾向です。
それに対してSNSの利用者状況。
平成24年：26.9%
平成25年：48.1%
平成26年：59.6%

まったく逆転してますよね？
これを見て思うのが「若い世代のメール離れ」それに伴う「正しい手順などが判らない」ってことです。

マナー云々と老害的にいうだけでなく、環境的にそういう世の中になっているんだろうなっと肌で感じる必要があるのかもしれません。なので何かの機会に教えてあげる。もしくは合わせるしかないんだろうなと見込んでいる次第です。

まとめ

メールではなく申込みWebフォームやLINEでの申込受付にシフトするという方法もあります。たぶんそれだとメール返信エラーなどもなくなり何度もやり取りというのは無くなるでしょう。

しかしLINEにしてしまうと受付担当者が固定化されるという弊害も出ちゃいます。また申込みWebフォームの場合、エントリー数が多いと申込者が何度も同じ内容を入力してしまう労力も発生しちゃうという。。

何より一番二の足踏むのが、やっとメールでの申込みに慣れ始めたのにまた新しい仕組みに移行するの？というご意見。やっと慣れてきたというのにまた変更となると全員への周知などに時間がかかる問題ですね。

なかなか難しい問題ではありますが、とりあえずメールでの大会申込みなどについてはちょっと検討が必要な時期に来ているのかもしれません。

各都道府県での市民スポーツを運営している協会の方々。もしも良い方法などがあればぜひとも共有の程宜しくお願い致しますm(__)m