Googleフォーム+GAS+Trelloでタスクを自動登録してみた!

こんばんわ!maijunです!

すべての社内システム担当の方に今回の記事はお届けしたいです!

迫りくる大量の社内からの業務依頼。

どうやって優先順位付けをし、タスク処理や進捗管理していますか?

今回、GoogleフォームとGAS(GoogleActionScript)とTrelloで業務依頼をタスクとして自動登録する仕組みを作ってみました。

色々と効率化&業務量の見える化が出来たのでご紹介。

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大量の業務依頼に処理漏れが発生

例年に比べて業務量が三倍ぐらい増えた2017年度末。

いろいろと体制が変わるタイミングでもあり非常に仕事の依頼が多く発生した年でした。

多く発生した事により困ったのが、処理漏れ(´;ω;`)

一人で出来る許容量を超えたので、色々と協力依頼もしていたのですがそれでも処理漏れが発生し。。

maijunさん○○の件どうなりました?

すいません。処理漏れで忘れてました!

と非常にまずい状況が発生しました。

これ自分だけでなく他の人にも迷惑掛けてるよな。そもそも仕組みや体制を考えなきゃいけないよな

そう考えて今回、タスクを依頼者が登録する仕組みを考えて導入してみました。

 

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GoogleフォームとGASで業務依頼はしていた

もともと今回の問題発生より数年前から社員の業務依頼はGoogleフォームを用いて受付していました。

自分でアンケートを作成するだけでなく、他のユーザーとも同時に共同で作成できます。また、デザイン性の高いさまざまな既製テーマから選択したり、独自のテーマを作成...

アンケートや申込みフォームが簡単に作れるGoogleのWebサービスですね。

かなり昔はCGIなど作成しWebサーバに設置していたのですが、それに比べると相当楽ちんです。

でもGoogleフォームだと申込みした内容を自動返信できません。

ゼロからスクリプト書くのも面倒だったので、既に出来上がってコピペでOKなGASを以下サイトから参照させて頂きました。

Googleフォームが新しくなったので、作成方法を新しく作成しなおしました。 今回は下記のようなフォームを作成します。   まずは、問合せフォームに必要なもの。 ...

 

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Trelloでタスク管理

さて上記で業務受付を仕組み化できました。
電話で依頼受け付けるのも減らせるので、電話に捕まる事も減りますね。

あとはタスク管理で・・

複数人のチームで処理する。
依頼者にも見えるようにする。
タスクを自動登録化する。

この3点を達成できれば完了です。

複数人でタスク管理するツールは多数ありますが、GoogleAppsアカウントで即利用できるので今回はTrelloを用いました。

Infinitely flexible. Incredibly easy to use. Great mobile apps. It's free. Trello keeps track of everything, from the big picture to the minute deta...

もちろんTrelloは無料なのと、”メールでタスク登録が出来る”。。これが今回の肝でした。

 

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タスクの自動登録構成

さてタスク管理ツールのTrello。
メールでタスク登録が出来ますので、以下の構成で準備してみました。

GASでメールをCC送信できるので、Trelloのタスク登録用メールアドレスにぶん投げる仕様です。

これにより依頼者がGoogleフォームで業務依頼すればTrelloに自動登録される様になりました。

やったー!いちいち入力しなくて済むようになったー!

 

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まとめ


自分の業務以外に問い合わせ対応をこなしていって約1ヶ月。
総数は1ヶ月で60件超えていました。ヤバス。。多い(´;ω;`)

でもTrelloのお陰で周りのメンバーにも状況を把握してもらい、気を使っていただける様になったのがありがたかったですね。

組織体制など仕事の仕方など色々と会社によって異なると思うのですが、今回の様にGoogleフォームやTrelloで便利な組み合わせで業務効率化が可能です!

特に電話対応が多い社内システム担当の方に参考になれば幸いっすね。

以上!Googleフォーム+GAS+Trelloでタスクを自動登録してみたお話でした。

小ネタ
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